Łańcuch dostaw pod presją. Dlaczego procedury bezpieczeństwa przegrywają z czasem?

tekst: Anna Majowicz
Prezes zarządu MAI Institute

Z artykułu dowiesz się:

01 Jakie są główne konkluzje Raportu Bezpieczeństwo 360° w łańcuchu dostaw.

02 Czy procedury bezpieczeństwa są wystarczającą ochroną przed oszustwami w branży TSL.

03 Czym wyróżnia się zdolność organizacji do szybkiego wykrywania zagrożeń, podejmowania decyzji i przywracania ciągłości działania.

Jeszcze kilka lat temu dyskusja o bezpieczeństwie w logistyce koncentrowała się głównie wokół zabezpieczeń technicznych. Monitoring GPS, polisa OCP, kontrola dostępu do magazynu czy dodatkowe zabezpieczenia naczep były postrzegane jako fundament ochrony operacji transportowych. Dziś jednak coraz wyraźniej widać, że nawet najlepiej przygotowane procedury i technologie nie są w stanie całkowicie wyeliminować ryzyka. Nie dlatego, że są nieskuteczne. Problem polega na tym, że funkcjonują w środowisku, które każdego dnia wywiera na pracownikach coraz większą presję czasu, wydajności i terminowości.

Raport Bezpieczeństwo 360° w łańcuchu dostaw. Ryzyka, standardy i rekomendacje dla TSL, przygotowany przez MAI Institute na podstawie badania 409 przedsiębiorstw, pokazuje, że współczesne zagrożenia coraz rzadziej wynikają wyłącznie z działalności przestępców. Bardzo często ich źródłem są codzienne decyzje podejmowane pod presją operacyjną.

Bezpieczeństwo przegrywa z tempem działania

Wyniki badania pokazują, że 63% firm z branży TSL odnotowało w ciągu ostatnich 18 miesięcy incydent bezpieczeństwa. Jednocześnie 55% respondentów zauważa wzrost liczby prób oszustw w porównaniu z poprzednim rokiem.

Jeszcze bardziej wymowna jest jednak inna statystyka. Ponad połowa incydentów miała swoje źródło w błędzie człowieka lub braku zachowania odpowiednich procedur. To ważny sygnał dla całej branży. W praktyce bowiem niewiele osób przychodzi do pracy z zamiarem złamania procedury. Znacznie częściej dochodzi do sytuacji, w których pracownik chce po prostu szybciej rozwiązać problem, obsłużyć klienta, znaleźć przewoźnika lub zrealizować dostawę zgodnie z harmonogramem. W efekcie procedury bezpieczeństwa zaczynają przegrywać z rzeczywistością operacyjną.

– Kluczowym konfliktem operacyjnym jest dziś presja czasu kontra procedury bezpieczeństwa. Modele just-in-time i wysokie tempo operacji sprawiają, że procedury są postrzegane niekiedy jako element spowalniający proces. Jeżeli wymagają złożonej eskalacji lub decyzji „po godzinach”, naturalną reakcją człowieka jest szukanie skrótów – wskazuje Daniel Nowicki, członek zarządu Colian Logistic.

Pośpiech stał się jednym z głównych źródeł ryzyka

Logistyka należy dziś do najbardziej dynamicznych sektorów gospodarki. Klienci oczekują szybkiej reakcji, przewoźnicy walczą o rentowność, a spedytorzy każdego dnia obsługują dziesiątki zleceń. W takich warunkach nawet dobrze zaprojektowane procedury mogą okazać się niewystarczające, jeśli ich realizacja wymaga dodatkowego czasu lub angażowania kolejnych osób.

Przykładem są procesy związane z weryfikacją kontrahentów. Z raportu wynika, że aż 55% firm spedycyjnych akceptuje zmianę numeru konta przewoźnika na podstawie dokumentu przesłanego drogą mailową. Z kolei połowa spedytorów opiera ocenę polisy przewoźnika wyłącznie na kopii otrzymanego dokumentu, bez dodatkowej weryfikacji u źródła.

Choć świadomość zagrożeń w branży rośnie, codzienna praktyka pokazuje, że nie zawsze znajduje ona odzwierciedlenie w procesach operacyjnych.

– Te wyniki mówią więcej o realiach pracy spedytora niż o samej świadomości zagrożeń. Spedytor ma dziś kilkadziesiąt zleceń dziennie, presję od handlowca, klienta czekającego na auto i KPI rozliczane z marży. W takim grafiku telefon do ubezpieczyciela czy potwierdzenie numeru konta u źródła zajmuje 15 minut, których po prostu nie ma. Sam apel o większą czujność nie zadziała. Firmy, które chcą realnie ograniczyć fraudy, muszą wbudować weryfikację twardo w system codziennej obsługi i operacji – podkreśla Arleta Marczyńska, prezes zarządu eXportsy.

Procedura istnieje. Problem zaczyna się później

W wielu organizacjach procedury bezpieczeństwa są już wdrożone. Problem polega jednak na tym, że nie zawsze są one dostosowane do rzeczywistych warunków pracy.

Jeżeli proces wymaga kilku akceptacji, dodatkowych telefonów, oczekiwania na decyzję przełożonego lub działania poza standardowymi godzinami pracy, bardzo szybko pojawia się pokusa, aby znaleźć inne rozwiązanie. To właśnie wtedy rodzą się największe zagrożenia. Pracownik nie ignoruje procedury dlatego, że jej nie zna. Często robi to dlatego, że chce utrzymać ciągłość operacji, nie opóźnić załadunku lub uniknąć konfliktu z klientem.

W efekcie organizacje tworzą iluzję bezpieczeństwa. Procedury formalnie istnieją, ale nie funkcjonują w codziennej praktyce.

Współczesny fraud wykorzystuje ludzkie zachowania

Rosnąca liczba oszustw w branży TSL pokazuje, że przestępcy coraz lepiej rozumieją mechanizmy działania organizacji. Coraz rzadziej próbują przełamywać zabezpieczenia techniczne. Znacznie częściej wykorzystują presję czasu, rutynę i automatyzm decyzji. Przejęta skrzynka mailowa, fałszywa zmiana numeru konta, podstawiony przewoźnik czy spreparowane dokumenty działają przede wszystkim dlatego, że wpisują się w codzienny rytm pracy firm transportowych i logistycznych.

– Branża ma dziś realny problem z tym, że nowoczesny fraud nie zostawia śladów, które łatwo policzyć. Kradzież z plandeki kończy się sprawą na policji i wpisem w statystykach. Ładunek wydany podstawionej firmie na poprawnych dokumentach najczęściej kończy się cichą reklamacją między spedycją a załadowcą. Efekt jest taki, że realna skala zjawiska jest dużo większa niż pokazują oficjalne dane – ocenia Arleta Marczyńska.

Czas na bezpieczeństwo wpisane w proces

Eksperci coraz częściej podkreślają, że przyszłość bezpieczeństwa w logistyce nie leży wyłącznie w kolejnych procedurach czy dodatkowych instrukcjach. Znacznie ważniejsze staje się projektowanie procesów w taki sposób, aby bezpieczne działanie było jednocześnie działaniem najłatwiejszym. Oznacza to automatyzację weryfikacji, integrację danych, wykorzystanie systemów ostrzegających o nieprawidłowościach oraz eliminowanie sytuacji, w których pracownik samodzielnie musi podejmować decyzje pod presją czasu. To właśnie dlatego coraz większego znaczenia nabierają rozwiązania wspierające monitorowanie procesów, analizę zdarzeń oraz automatyczne wykrywanie odchyleń od przyjętych standardów. W praktyce oznacza to odejście od sytuacji, w której narzędzia bezpieczeństwa funkcjonują obok procesów operacyjnych. Coraz częściej ich zadaniem staje się aktywne wspieranie codziennej pracy oraz eliminowanie ryzyka wynikającego z błędów komunikacyjnych i rozproszenia informacji.

– Technologia ma realną wartość tylko wtedy, gdy jest integralną częścią procesu, a nie osobnym narzędziem funkcjonującym obok niego. Kluczowe jest zrozumienie rzeczywistego procesu klienta oraz miejsc, w których faktycznie powstaje ryzyko operacyjne. Dopiero wtedy możliwe jest dobranie odpowiednich rozwiązań – od systemów TMS i automatycznej awizacji, przez portal przewoźnika i OMS, aż po monitoring w czasie rzeczywistym, alerty i integrację z systemami klienta. Kluczowe jest to, aby system pomagał wykryć zmianę, wymuszał jej potwierdzenie, uruchamiał reakcję operacyjną i zostawiał po niej czytelny ślad – podkreśla Małgorzata Jaszkiewicz, business development manager LIMUR.

Dotyczy to również zarządzania transportem w czasie rzeczywistym. Coraz więcej zagrożeń pojawia się bowiem nie podczas planowania przewozu, lecz już w trakcie jego realizacji.

– Parking nie powinien być traktowany jako przerwa w procesie bezpieczeństwa. W praktyce jest to jeden z najbardziej wrażliwych momentów transportu, który powinien być zaplanowany, monitorowany i objęty alertami. Dopiero połączenie planowania trasy z monitoringiem realizacji pozwala organizacji szybko wykrywać odchylenia od planu i reagować, jeszcze zanim incydent przerodzi się w stratę operacyjną – wskazuje Małgorzata Jaszkiewicz.

Od ochrony do odporności

Wnioski płynące z raportu MAI Institute prowadzą do jeszcze jednej istotnej obserwacji. Współczesne bezpieczeństwo nie powinno być rozumiane wyłącznie jako zdolność do zapobiegania incydentom.

W świecie złożonych łańcuchów dostaw całkowite wyeliminowanie ryzyka jest praktycznie niemożliwe. Kluczowa staje się natomiast zdolność organizacji do szybkiego wykrywania zagrożeń, podejmowania decyzji i przywracania ciągłości działania.

– Coraz większego znaczenia nabiera przejście od ochrony do odporności organizacyjnej. Nie chodzi o to, aby zapobiec każdemu incydentowi, ale by szybko wykryć pierwsze odchylenie i podjąć właściwe działania. Odporna organizacja nie opiera się na iluzji pełnej kontroli, lecz na zdolności podejmowania właściwych decyzji w pierwszych minutach – podsumowuje Daniel Nowicki.

Bezpieczeństwo staje się elementem przewagi konkurencyjnej

Przez wiele lat bezpieczeństwo było traktowane jako koszt prowadzenia działalności. Dziś coraz częściej staje się jednym z kluczowych elementów budowania przewagi konkurencyjnej.

Firmy, które potrafią skutecznie zarządzać ryzykiem, szybciej reagować na nieprawidłowości i utrzymywać ciągłość działania mimo zakłóceń, zyskują nie tylko większą odporność operacyjną. Budują również zaufanie klientów, partnerów biznesowych i całego rynku.

W świecie, w którym presja czasu stale rośnie, to właśnie umiejętność połączenia efektywności operacyjnej z bezpieczeństwem może okazać się jedną z najważniejszych kompetencji nowoczesnej logistyki.